4. Colaboración y flujo de trabajo

Aprenda sobre como compartir y controlar el acceso a su contenido usando la pestaña “Compartir” y el menú Estado.

4.1. Estados de Publicación básicos

El sistema de control para publicación en Plone es bastante flexible, comenzando con una configuración básica para hacer un elemento privado o publico.

En la esquina superior derecha del panel “Editar” de cualquier contenido – carpetas, imágenes, paginas, etc. y cualquier tipo de contenido especializado – hay un menú a la derecha para el Estado de Publicación Este menú Estado tiene opciones para controlar los Estados de Publicación:

El titulo del menú mostrara el Estado actual de Publicación para el elemento de contenido, tal como Estado: Privado, como se muestra arriba. Privado es el Estado inicial al crear un elemento de contenido – una imagen cargada, una pagina, una noticia – Y como su nombre lo indica, en el estado Privado, el contenido generalmente no estará disponible para los visitantes del sitio web. La opción Publicar del menú, hará que el elemento de contenido este disponible para usuarios no registrados del sitio web. La opción Enviar para publicación del menú es usada en sitios web donde se necesita la autorización de editores de contenido que tienen que aprobar los elementos a ser publicados, como es discutido abajo.

Además, y esto sera muy importante, ciertos tipos de contenidos tales como noticias y eventos, no aparecerán en el sitio web como usted espera, hasta que hayan sido explícitamente publicados.

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Recuerde esto: ¡el Estado de Publicación es importantísimo!

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El Estado de Publicación solo puede ser cambiado por aquellos usuarios que tengan las autorizaciones necesarias. El menú Estado mostrara solo aquellas opciones que tenga permitido ejecutar. Por ejemplo, en la pagina web de un gran periódico, un periodista puede agregar paginas para los artículos de noticias, pero en el menú de Estado no se muestra la opción Publicar, solo la opción l*Enviar para publicación*. Esto es porque un periodista debe enviar los artículos al personal de edición para su respectiva aprobación. Sin embargo, si su cuenta posee los permisos para Publicar, la opción en el menú aparecerá y usted simplemente podrá publicar los elementos en un solo paso.

Para un editor, un contenido que ha sido enviado puede ser publicado o rechazado, ya sea en su totalidad, porque es una publicación inapropiada para la situación, o por la típica razón de que necesite revisión.

Después de que el contenido ha sido publicado, puede ser retirado, para cambiarlo de vuelta al estado borrador publico, o de vuelta al Estado Privado con la opción Echar atrás, si se requiere. La opciones del menú Estado cambiaran consecuentemente:

Debería considerarse la retracción o ajustarse a Privado, todo aquel contenido que se vuelva obsoleto o indeseado por alguna razón. Ajustarlo a Privado hará que el elemento no pueda ser visto por el publico o mostrarse en resultados de búsqueda, pero lo mantendrá al alcance, en caso de que el formato o el contenido en si (texto, imágenes, etc.) sea necesitado después. Esto es especialmente importante para eventos que necesiten un formato único. La decisión de eliminarlo o ajustarlo a Privado dependerá si el contenido existe en alguna otra locación en una computadora local. Si el contenido es de gran tamaño, en el sentido de espacio requerido en disco. Quizás salvarlo en una computadora local antes de eliminarlo seria una buena decisión, esto es, si el espacio en el servidor del sitio web es un problema.

4.2. Control Avanzado

El sistema de control de publicación en la opción Avanzado, posee características sofisticadas para configurar la disponibilidad por fechas y contenido.

Este menú Estado tiene la opción Avanzado...:

El cual muestra el panel de Avanzado:

Debajo de una sección de explicación al principio del panel, se haya una casilla de comprobación que muestra el contenido que sera afectado por el cambio de Estado de Publicación. Muestra que la carpeta Long-tailed Skipper sera afectada por el cambio de Estado.

El siguiente campo Incluir los elementos contenidos, es una casilla de comprobación para controlar si los cambios de Estado afectaran solo este elemento (carpeta Long-tailed Skipper) o lo elementos que contiene y todas sus sub-carpetas (en el caso de poseer) y otros elementos contenidos. Esta es una casilla de comprobación importante, ya que fácilmente le deja modificar la disponibilidad de una sección completa del sitio web. Por ejemplo, la carpeta Long-tailed Skipper puede contener cuatro carpetas para imágenes, descripciones de presencia de especies, historia de taxonomía, las cuales se han mantenido en Privado durante el trabajo inicial para elaborar el contenido. El cual se puede publicar inmediatamente – Cambiar a Publicado – marcando esta casilla y ajustando a Publicar al final del panel antes de guardar. De igual modo, la opción Enviar para publicación se usaría en un sitio web donde los editores controlen las publicaciones finales.

Así mismo, una sección completa podría hacerse Privada. Por ejemplo, si una agencia de alquiler de coches decide retirar un modelo de su flota, la sección entera de su sitio web dedicada a este modelo de coche, con varias sub-carpetas llenas de paginas, imágenes, y archivos, podría ajustarse a Privado.

Los siguientes dos campos de fechas son Fecha de Efectividad y Fecha de Terminación. Sus significados son muy claros. Si el elemento o grupo de contenido tienen que ajustarse a una ventana de tiempo valida para publicación, se puede configurar en estos campos.

Los comentarios que usted ingrese le permiten dar una explicación a los cambios de Estado y al respectivo contenido afectado. Esto es especialmente útil cuando varias personas están trabajando en un sitio web, y un usuario menos familiarizado con cierta área en el sitio observa un contenido y se pregunta por que no esta publicado: “Esta información luce bien. Por que no esta publicada¿” Luego lee un comentario que dice algo como “No publicar hasta que Richard revise los problemas de derechos de autor relacionados a los elementos descritos aquí.” El uso de comentarios es una buena idea para información perceptiva, incluso si usted es la única persona trabajando en el sitio web, ya que puede olvidar la razón del por que tomo una decisión relacionada al Estado de Publicación.

Finalmente, al final del panel hay una selección de varios Estados disponibles. Estos variaran dependiendo del Estado actual del elemento. Por ejemplo, si el elemento esta actualmente en un Estado Publicado, pues no aparecerá la opción Publicar, si el elemento se encuentra en el Estado Privado, no estará la opción para hacer este Privado, etc. Si un elemento ya esta publicado aparecerán las siguientes opciones al final del panel Retirar y Echar atrás para “privatizar” el elemento, estableciéndolo a borrador publico o luego para Estado Privado.

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Ver un vídeo sobre como controlar el Estado de Publicación en Plone 2.

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4.3. Políticas de flujo de trabajo

Las políticas de flujo de trabajo permiten a un administrador crear un ambiente estructurado para controles de publicación y gestión de contenido como un flujo paso a paso que involucra a los usuarios en distintos roles.

El flujo de trabajo es un tema avanzado. Incluye la creación de un control mas reglamentado en la creación de contenidos. revisión y publicación. Si usted posee una cuenta de usuario en un pequeño y típico sitio Plone, probablemente no se enfrentara a las políticas personalizadas de flujos de trabajo, ya que no existe la necesidad de este control mas sofisticado. Sin embargo, el potencial de usar esta función se encuentra allí, ya que esta integrado en Plone.

Como una introducción al concepto de flujo de trabajo, consideremos un ejemplo que involucre el sitio web de un periódico, para el cual estos distintos grupos de personas están trabajando:

Periodistas Pueden crear historias, pero solo las pueden Enviar para publicación Editores Pueden revisar las historias, pero no las pueden publicar del todo. Envían revisiones positivas y editan las historias para una revisión posterior. Correctores Hacen la revisión final de hechos, arreglos, revisiones, y pueden publicar las historias.

Una Política de flujo de trabajo, a veces abreviado flujo de trabajo, describe las restricciones relacionadas a los cambios de Estado para distintos grupos de persona. Una vez que la política de flujo de trabajo ha sido creada, requiere ser aplicada a un área del sitio web para que las reglas surtan efecto. En el ejemplo del sitio web del periódico, una política de flujo de trabajo sera establecida y aplicada a las carpetas donde los periodistas hacen el trabajo de agregar nuevos artículos. Luego los periodistas crearan historias y las enviaran para su respectiva revisión y aprobación:

Los periodistas agregaran noticias y las enviaran (la opción de menú Publicar no estará disponible para ellos). Del mismo modo, los editores podrán rechazar el articulo para revisión o en cambio podrán enviar el articulo a un corrector para la revisión final y publicación. En este ejemplo del periódico, la política podría nombrarse como “Política de Revision Editorial.” Configurar una política de flujo de trabajo es una cuestión de aplicarla a un área del sitio web – para definir el enfoque del flujo de trabajo. Esta es una tarea de un administrador de un sitio web. El administrador del sitio web podría usar los paneles de control de Plone para especificar en que partes del sitio la “Política de Revision Editorial” se aplicara, si al sitio completo o a alguna sección en particular.

Plone trae varias políticas de flujo de trabajo útiles - - la que se establece por defecto es una política sencilla de publicación web. El administrador de su sitio web podría emplear un política mas especifica, tal como una política para un sitio web comunitario o una compañía intranet (internal web system). Si es así, quizás usted tenga que aprender algunas medidas de procedimientos para publicaciones, pero estas son solo explicaciones detalladas de los principios preestablecidos, políticas básicas del flujo de trabajo.

4.4. Colaboración a través de elementos compartidos

La pestaña Compartir le concede colaborar con otros usuarios a través del uso de varias herramientas incorporadas.

Ejemplo 1: Autorizar a otros para agregar contenido a una carpeta que usted creo.

En este ejemplo, Jane Smythe tiene acceso completo a su sitio web Plone. Ella puede agregar, editar, eliminar y publicar contenido en cualquier parte del sitio. Por ahora ella ha creado una carpeta llamada “Documentation” y le agrego una Pagina “Project Overview”. Por ahora no ha publicado ni la carpeta ni el documento. El flujo de trabajo por defecto para este sitio Plone no ha sido modificado

Ahora ella quiere que su colega, George Shrubb, agregue contenido a la carpeta “Documentación” . el tiene la autorización de editar cualquiera de los contenidos existentes, pero ella necesita que el comience a agregar contenido. Antes de seguir junto a Jane, rápidamente observemos lo que actualmente ve George cuando inicia sesión en este sitio Plone:

Note que actualmente George ni siquiera puede ver la carpeta “Documentation, ya que Jane después de crearla sigue estando en el Estado Privado. Todos los permisos por defecto están actualmente en su lugar y funcionando correctamente.

Jane autoriza a George con los permisos que el necesita para agregar contenido a la carpeta Documentation.

Jane navega a la carpeta Documentation y hace clic en la pestaña Compartir:

Lo primero que hay que notar es que ella tiene todos los permisos disponibles para esta carpeta. Estos permisos fueron otorgados un poco mas arriba en el sitio como lo indican las señales verdes de verificación.

Si observamos detenidamente los permisos disponibles, vemos que hay:

• Puede agregar - Esto significa que cuando este permiso es otorgado a un usuario en particular (o grupo de usuarios), este puede agregar nuevos elementos de contenido. Y debido a que este usuario también es el creador de elementos de contenidos, igualmente sera capaz de editarlos.
• Puede editar - Cuando este permiso es otorgado en una carpeta, el usuario no solo puede editar la carpeta (titulo y descripción) sino que también puede editar cualquiera de los elementos contenidos en la carpeta. Sin embargo, el usuario no tiene el permiso de eliminar contenido. Por ejemplo, si este permiso es otorgado para un Pagina, el usuario solo puede editar esa Pagina y no los otros elementos de esa carpeta.
• Puede ver - Cuando este permiso es otorgado en una carpeta u otro elemento, el usuario puede ver el contenido pero no puede hacer ningún cambio.
• Puede revisar - Cuando este permiso es otorgado, el usuario puede publicar elementos.

Nota: ¡estos permisos anulan los permisos por defecto de flujo de trabajo! Por ejemplo, si usted otorga el permiso “Puede ver” en una Pagina que esta en el Estado Privado, ese usuario sera capaz de ver la Pagina.

En este ejemplo Jane le otorgara el permiso “Puede agregar” a George en la carpeta Documention, para que pueda agregar contenido a la carpeta. Jane lo busca por su nombre:

Ahora ella puede otorgar permisos específicos a George para la carpeta Documentation. Ella le dará el permiso “Puede agregar” y luego hará clic en “Guardar”

¡Eso es todo! Ahora veamos como ve George el sitio.

Nota: George NO necesita salir e iniciar sesión nuevamente. Los permisos siempre se mantienen al día ya que se revisan cada vez que un usuario acede a cualquier parte en un sitio web Plone (ej. hace clic en un enlace).

Por ejemplo, George puede hacer clic en la pestaña Inicio para refrescar la pagina y podrá ver la carpeta Documentation

Cuando George hace clic en la pestaña Documentation, se da cuenta que puede ver todo el contenido en la carpeta Documentation, y también puede agregar los tipos de contenidos disponibles en esta, como se muestra en el menú Agregar elemento:

George quiere revisar lo que Jane ha creado ya, así que hace clic en el enlace “Project Overview” y revisa:

George puede ver el documento, sin embargo, sus permisos limitados no le permiten editarlo o cambiar su Estado. Lo único que puede hacer aparte de ver el documento es hacer su propia copia de el.

George agrega una Pagina llamada “Widget Installation” y crea el contenido para esa Pagina. Cuando finalice el la guarda:

Jane ve el trabajo que ha hecho George. Ella hace clic en la pestaña Documentation y puede ver George realmente ha estado ocupado. Ella hace clic en la Pagina “Widget Installation” para revisarla detenidamente:

Note que Jane tiene acceso completo a la Pagina que ha creado George. Ella la puede editar así como también puede cotar/copiar/pegar. En lugar de eso, ella esperara que George envié la Pagina para revisión antes de hacer cualquier cambio con ella.

Ejemplo 2: Dejar a otros editar el contenido que usted creo.

George y Jane han estado trabajando duro para crear Paginas en la carpeta Documentation. Jane ha publicado la carpeta Documentation y varias de sus paginas

Jane ha decidido cambiar todo el control de las ediciones (mas no publicar) de la carpeta Documentation y dárselo a George. De tal manera que retorna a la carpeta Documentation y hace clic en la pestaña Compartir:

En este punto ella solo necesita hacer clic en la casilla de confirmación “Puede editar” y George podrá editar todo el contenido de la carpeta – incluyendo la carpeta Documentation como tal. Cuando George visite la carpeta y haga clic en “Project Overview” (una Pagina que creo Jane), esto es lo que el vera:

Ahora George puede editar cualquier elemento en la carpeta, sin importar quien o cuando la haya creado.

Mientras tanto, Molly se ha unido a George como un nuevo miembro del equipo. George ayuda a Molly iniciar la actualización del documento “Widget Installation” el va a la pestaña “Widget Installation” y busca el nombre completo de Molly (no usuario) y le otorga el permiso “Puede editar” para este documento.

Ahora cuando Molly vaya a la carpeta Documentation, ella puede ver los dos elementos publicados y el elemento privado que ahora puede editar:

Y de hecho puede editar el documento “Widget Installation” cuando haga clic en el:

Sin embargo note que ella cuando hace clic en cualquiera de los elementos que no tiene permitido editar, no tiene ningún tipo de acceso adicional. Ella puede ver estos dos elementos porque están publicados y en el flujo de trabajo por defecto de Plone (lo que significa que cualquiera los puede ver)

Una nota final para este ejemplo: si la carpeta Documentation no hubiese estado en el Estado Publicado, o Molly no hubiese tenido algún otro permiso (Por ejemplo, “Puede ver” en la carpeta Documentation), Molly hubiese necesitado la dirección URL completa para poder llegar al documento que tenia permiso de editar. ¡Los permisos son muy específicos en Plone!

Créditos de esta traducción

Autor de la sección: Leonardo J. Caballero G. <leonardocaballero@gmail.com>,

Código del autor: Luis Sumoza <lsumoza@gmail.com>, Victor Terán <vteran93@yahoo.es>

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